5 merkkiä siitä, että osaamisenhallinta vie liikaa työaikaa
Viiden minuutin tiedonhaku ei kuulosta ongelmalta. Mutta entä jos sama tehdään kymmenen kertaa viikossa? Entä jos tiedon etsimiseen osallistuu esihenkilön lisäksi HR, koulutusvastaava tai toinen esihenkilö?Sote-alan organisaation osaamisenhallintaan kuuluu väistämättä hallinnollista työtä. Perehdytyksiä pitää seurata, koulutuksia osoittaa henkilöstölle, suorituksia tarkistaa ja osaamisen uusimista suunnitella. Kaiken tämän ei kuitenkaan pitäisi tarkoittaa jatkuvaa tietojen etsimistä, taulukoiden päivittämistä ja muistutusviestien lähettämistä.Hallinnollinen kuorma syntyy usein pienistä työvaiheista, joista yksikään ei yksinään vaikuta merkittävältä. Yhdessä niistä voi kuitenkin muodostua yllättävän suuri määrä työtä.Tunnistatko nämä viisi merkkiä omassa organisaatiossanne?
1. Yhden kysymyksen selvittämiseen tarvitaan monta työvaihetta
Esihenkilö haluaa tietää, onko työntekijä suorittanut vaaditun koulutuksen. Kuinka monta vaihetta vastauksen saaminen vaatii?Jos prosessi näyttää esimerkiksi tältä:kysy HR:ltä → tarkista oppimisympäristö → avaa Excel → etsi todistus → vastaa esihenkilölleOngelma ei tällöin ole yksittäisen vaiheen kesto. Ongelma on prosessin toistuvuus. Sama työ tehdään uudelleen aina, kun joku tarvitsee vastaavan tiedon.Kuinka moni henkilöstön osaamiseen liittyvä kysymys pystytään ratkaisemaan ilman, että toinen henkilö joutuu etsimään tiedon?
2. Samoja tietoja kirjataan käsin järjestelmästä toiseen
Työntekijä suorittaa koulutuksen oppimisympäristössä. Sen jälkeen joku päivittää suorituksen Exceliin. Todistus tallennetaan sovittuun kansioon. Mahdollisesti myös HR-järjestelmään tehdään merkintä.Yksi suoritus voi siis synnyttää useita hallinnollisia työvaiheita. Mitä enemmän työntekijöitä ja koulutuksia organisaatiossa on, sitä suuremmaksi manuaalisen kirjaamisen määrä kasvaa. Samalla jokainen käsin tehtävä siirto on uusi kohta, jossa tieto voi jäädä päivittämättä tai eri lähteisiin voi syntyä toisistaan poikkeavaa tietoa.
3. Muistuttaminen on jatkuva osa jonkun työpäivää
Keneltä puuttuu pakollinen koulutus? Kenen lääkeluvan uusiminen lähestyy? Kuka ei ole vielä suorittanut perehdytystä?Jos vastaukset löytyvät taulukosta, seuraava työvaihe on usein ihmisen vastuulla:
- tarkista tilanne
- tunnista puuttuvat suoritukset
- etsi henkilöt
- lähetä muistutukset
- tarkista myöhemmin uudelleen.
Yksittäinen muistutusviesti syntyy nopeasti. Kymmenien tai satojen työntekijöiden kohdalla muistuttamisesta voi kuitenkin tulla jatkuva aikaa vievä hallinnollinen prosessi.Automatisoinnin arvo ei silloin ole vain siinä, että sähköposti lähtee automaattisesti. Se vähentää tarvetta sille, että jonkun täytyy jatkuvasti muistaa seurata, ketä pitäisi muistuttaa.
4. Raportti tarkoittaa aina uutta projektia
Raportointia tarvitaan esimerkiksi johdon seurantaan, oman toiminnan arviointiin tai silloin, kun henkilöstön koulutuksista ja osaamisesta pyydetään tietoja. Kuinka raportti syntyy organisaatiossanne?Jos ensimmäinen vaihe on useiden Excelien, järjestelmien ja tiedostojen avaaminen, raporttia ei oikeastaan ole olemassa ennen kuin joku kokoaa sen. Työaikaa kuluu tietojen:
- etsimiseen
- yhdistämiseen
- tarkistamiseen
- muotoilemiseen
- mahdollisten ristiriitojen selvittämiseen.
Mitä useammin raportointia tarvitaan, sitä suuremmaksi manuaalisen prosessin kustannus kasvaa.
5. Prosessi toimii hyvin – niin kauan kuin prosessista vastaava henkilö on töissä
Monessa organisaatiossa osaamisenhallinnan käytännöt toimivat, koska joku tuntee ne erittäin hyvin. Hän tietää:
- missä oikea Excel sijaitsee
- mitä sarakkeita pitää päivittää
- kenelle muistutus lähetetään
- mistä puuttuva todistus löytyy
- miten raportti kootaan.
Tällainen osaaminen on arvokasta, mutta samalla se voi tehdä prosessista haavoittuvan.Jos työvaiheita ei ole rakennettu järjestelmällisesti, poissaolo tai henkilövaihdos voi paljastaa, kuinka paljon osaamisenhallinnasta on ollut yhden henkilön hiljaisen tiedon varassa.
Hallinnollinen tehokkuus tukee parempaa näkyvyyttä
Hallinnollista kuormaa kannattaa tarkastella kokonaisuutena eikä yksittäisinä tehtävinä. Jos yksittäisiä viiden minuutin selvityksiä tehdään 20 viikossa, vuoden aikana kyse on jo kymmenistä työtunneista – eikä mukaan ole vielä laskettu raportointia, muistuttamista tai tietojen päivittämistä.Siksi hyödyllinen kysymys ei ole vain:
"Toimiiko nykyinen prosessimme?"
vaan:
"Kuinka paljon työaikaa tarvitaan siihen, että se toimii?"Manuaalisten työvaiheiden vähentämisessä ei ole kyse vain minuuttien säästämisestä. Kun suoritukset, osaamisen todentaminen ja niiden seuranta muodostavat yhtenäisen prosessin, organisaation on myös helpompi nähdä ajantasainen tilanne.Esihenkilö voi tarkistaa tiedon itse. Puuttuvat suoritukset voidaan tunnistaa järjestelmällisesti. Raportointia varten ei tarvitse aloittaa erillistä tiedonkeruuta. Samalla henkilöstön osaamisen hallinta on vähemmän riippuvaista yksittäisistä ihmisistä ja heidän omista seurantatavoistaan.
Aloita mittaamalla nykyistä prosessia
Ennen uuden järjestelmän tai toimintamallin hankkimista kannattaa selvittää, mihin työaikaa tällä hetkellä kuluu.
Seuraa esimerkiksi viikon tai kuukauden ajan:
- kuinka usein osaamistietoja etsitään manuaalisesti
- kuinka monta henkilöä tiedonhakuun osallistuu
- kuinka paljon suoritustietoja kirjataan käsin
- kuinka paljon muistutuksia lähetetään manuaalisesti
- kuinka kauan tavallisen raportin muodostaminen kestää.
Jo tämä voi paljastaa, missä osaamisenhallinnan suurimmat aikasyöpöt sijaitsevat.
Miten Skhole voi auttaa?
Skhole yhdistää koulutukset, osaamisen todentamisen, seurannan ja raportoinnin samaan kokonaisuuteen. Kun suorituksista syntyvä tieto on helposti hyödynnettävissä yhdestä paikasta, sitä ei tarvitse ylläpitää useissa rinnakkaisissa taulukoissa ja tiedostoissa.Esihenkilöt saavat näkyvyyden henkilöstönsä tilanteeseen, puuttuviin suorituksiin voidaan reagoida ja raportointiin tarvittava tieto löytyy keskitetysti.