Henkilöstön osaamisen seuranta sote-alalla – mitä esihenkilön pitää tietää?

Henkilöstön osaamisen seuranta tarkoittaa sote-alan organisaatiossa muutakin kuin suoritettujen koulutusten listaamista. Esihenkilön on pystyttävä seuraamaan, mitkä vaaditut koulutukset ja perehdytykset on suoritettu, mitä henkilöstöltä vielä puuttuu ja milloin osaamista tai lupia pitää uusia.Samalla organisaation on tärkeää pystyä todentamaan suoritukset ja löytämään tarvittavat tiedot ilman manuaalista selvitystyötä. Tämä on vaikeaa, jos koulutuksia seurataan yhdessä järjestelmässä, perehdytyksiä toisessa ja lääkehoidon osaamista erillisissä taulukoissa. Tietoa voi olla paljon, mutta esihenkilöltä puuttuu kokonaiskuva.Mitä henkilöstön osaamisesta sitten pitäisi seurata? Käytännössä esihenkilö tarvitsee näkyvyyden ainakin viiteen kokonaisuuteen.

1. Vaadittujen koulutusten suorittaminen

Henkilöstön osaamisen seurannan pitäisi ensimmäiseksi vastata yksinkertaiseen kysymykseen: onko henkilöstö suorittanut siltä edellytetyt koulutukset?Esihenkilön pitäisi pystyä tarkistamaan helposti, ketkä ovat suorittaneet vaaditut koulutukset, kenellä suoritus on kesken ja keneltä koulutus vielä puuttuu. Samalla pitäisi olla selvää, mitä koulutuksia tiettyyn tehtävään tai rooliin kuuluu.Pelkkä lista suoritetuista koulutuksista ei siis aina riitä. Johtamisen kannalta olennaista on tunnistaa myös puuttuvat suoritukset. Jos tämä tieto täytyy selvittää työntekijä kerrallaan tai koota useasta järjestelmästä, seurannasta syntyy nopeasti paljon manuaalista työtä.

2. Osaamisen ja lupien voimassaolo ja uusiminen

Osaamisen seuranta ei ole vain nykytilanteen tarkistamista. Esihenkilön pitäisi pystyä katsomaan myös eteenpäin. Jos esimerkiksi lääkeluvan, koulutuksen tai muun määräaikaisen suorituksen uusiminen lähestyy, tieto tarvitaan riittävän ajoissa. Näin uusinnat voidaan suunnitella osaksi normaalia toimintaa sen sijaan, että niihin joudutaan reagoimaan viime hetkellä.Hyvä osaamisen seuranta vastaa siis kahteen kysymykseen: mikä on tilanne tällä hetkellä ja mihin meidän pitää seuraavaksi reagoida?Kun tulevat uusimistarpeet ovat näkyvissä etukäteen, henkilöstön osaamisen ylläpitämisen ennakointi helpottuu.

3. Perehdytyksen eteneminen ja dokumentointi

Uuden työntekijän perehdytys sisältää yleensä useita vaiheita, materiaaleja ja suorituksia. Siksi myös perehdytyksen pitäisi olla osa henkilöstön osaamisen seurantaa. Esihenkilön on hyvä pystyä näkemään, kuka on aloittanut perehdytyksen, mitä siitä on jo suoritettu ja mitä vielä puuttuu. Kun perehdytyskokonaisuus on valmis, tulisi myös siitä jäädä dokumentoitu tieto talteen.Jos perehdytystä seurataan vain muistilistoilla tai kyselemällä työntekijältä, kokonaiskuva voi jäädä epäselväksi. Dokumentoitu perehdytys tekee tilanteesta näkyvän sekä työntekijälle että esihenkilölle ja helpottaa myöhemmin sen tarkistamista, mitä on tehty ja milloin.

4. Puuttuvat osaamisvaatimukset

Yksittäisten työntekijöiden suoritusten lisäksi esihenkilö tarvitsee kokonaiskuvan oman henkilöstönsä tilanteesta. Onko jokin vaadittu koulutus suorittamatta usealta työntekijältä? Kasaantuvatko keskeneräiset suoritukset tiettyyn kokonaisuuteen? Onko lähikuukausina tulossa useita uusintoja?Kun puuttuvat osaamisvaatimukset ovat näkyvissä, koulutuksia ja muita tarvittavia toimenpiteitä voidaan suunnitella ennakoivasti. Samalla huomio siirtyy yksittäisten suoritusten tarkistamisesta olennaisempaan kysymykseen: mitä henkilöstön osaamisen varmistamiseksi pitää seuraavaksi tehdä?

5. Osaamisen todentaminen ja dokumentointi

Osaamisen seurannassa on tärkeää pystyä osoittamaan paitsi se, että koulutus on suoritettu, myös milloin ja miten osaaminen on tarvittaessa varmistettu. Pelkkä "suoritettu"-merkintä ei siis aina kerro kaikkea olennaista.Tilanteesta riippuen esihenkilön voi olla tarpeen nähdä esimerkiksi koulutuksen suoritusajankohta, siihen liittyvän kokeen tai osaamistestin tulos, suorituksen tai luvan voimassaolo sekä tarvittava suoritusmerkintä tai muu dokumentaatio. Tämä korostuu erityisesti silloin, kun tietoja tarvitaan oman seurannan lisäksi organisaation raportointiin tai niitä pyydetään ulkopuoliselta taholta.Osaamisenhallinnan tehtävä ei ole vain kertoa, mitä koulutuksia henkilöstö on suorittanut, vaan tehdä tarvittava osaamista koskeva tieto seurattavaksi ja todennettavaksi.

Osaamisen seuranta tukee ennakoivaa johtamista

Henkilöstön osaamisen johtaminen muuttuu helposti reaktiiviseksi, jos puuttuva koulutus, vanheneva lupa tai keskeneräinen perehdytys huomataan vasta silloin, kun sen pitäisi olla jo suoritettuna. Ajantasainen kokonaiskuva mahdollistaa ennakoinnin, ja siten myös helpottaa resursointia.Esihenkilö voi tunnistaa tulevia uusintoja, keskeneräisiä suorituksia ja muita toimenpiteitä vaativia tilanteita etukäteen. Koulutuksia voidaan suunnitella ajoissa, jolloin henkilöstön osaamisen ylläpitämisestä muodostuu jatkuva rutiiniprosessi yksittäisiin tilanteisiin reagoimisen sijaan.Olennaista ei ole välttämättä se, kuinka monessa järjestelmässä organisaatiolla on tietoa. Tärkeämpää on, kuinka helposti tarvittava kokonaiskuva voidaan muodostaa ja hyödyntää.

Miten Skhole tukee henkilöstön osaamisen seurantaa?

Skhole yhdistää koulutukset, osaamisen todentamisen, seurannan ja raportoinnin samaan kokonaisuuteen. Esihenkilö saa näkyvyyden oman henkilöstönsä tilanteeseen ja pystyy tunnistamaan puuttuvat, keskeneräiset ja uusimista lähestyvät suoritukset ilman tietojen jatkuvaa manuaalista kokoamista useista lähteistä.Samalla koulutuksista ja osaamisen todentamisesta syntyvä tieto säilyy järjestelmällisesti dokumentoituna ja sitä voidaan hyödyntää raportoinnissa.Tavoitteena ei ole tuottaa esihenkilölle lisää seurattavaa tietoa, vaan tehdä jo olemassa olevasta datasta helpommin hyödynnettävää.

Miten henkilöstön koulutuksia, osaamisen todentamista ja suorituksia voidaan seurata Skholessa? Tutustu Skholen ratkaisuihin tai varaa esittely.