Itä-Uudenmaan hyvinvointialue yhtenäistää lääkelupaprosessia ja osaamisen seurantaa Skholen avulla
Sähköinen allekirjoitus on nopeuttanut Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen lääkelupaprosessia ja vähentänyt paperien käsittelyä merkittävästi. Samalla Skhole luo edellytyksiä sille, että henkilöstön osaamisesta voidaan muodostaa tulevaisuudessa aiempaa yhtenäisempi ja läpinäkyvämpi kokonaiskuva organisaation johtamisen tueksi.
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palveluista seitsemän kunnan alueella. Kun aiemman lääkehoidon koulutuspalvelun sopimuskausi päättyi, hyvinvointialue kilpailutti uuden ratkaisun ja valitsi Skholen.
Valinnassa painoivat taloudelliset tekijät ja Skholen kilpailukykyinen kokonaisuus.
Käyttöönoton myötä yksi muutos on kuitenkin noussut ylitse muiden: lääkelupien sähköinen allekirjoitus.
“Suurin hyöty ja helpotus on ollut sähköinen allekirjoitus. Lääkelupaprosessi on nopeutunut huomattavasti”, kertoo Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kehittämispäällikkö Heidi Hovisilta.
Paperisista ja yksikkökohtaisista käytännöistä kohti yhtenäisempää kokonaisuutta
Ennen Skholea lääkehoidon koulutuksia hallittiin edellisen palveluntarjoajan järjestelmässä, joka oli ollut hyvinvointialuetta edeltäneissä organisaatioissa käytössä jo pitkään. Järjestelmä oli henkilöstölle tuttu, mutta osa käytännöistä oli yksikkökohtaisia ja perustui edelleen paperisiin dokumentteihin. Esimerkiksi koulutustodistuksia saattoi olla paperisina yksiköissä tai ainoastaan esihenkilöiden tiedossa. Organisaation ylätasolla henkilöstön osaamisesta ei siten välttämättä muodostunut yhtenäistä kokonaiskuvaa.
Skholen käyttöönoton myötä erityisesti lääkelupaprosessin dokumentointi on siirtynyt merkittävästi sähköiseen muotoon. Hovisillan arvion mukaan noin 90 prosenttia paperien lähettämisestä ympäri hyvinvointialuetta on poistunut. Kaikkea ei kuitenkaan ole mahdollista sähköistää: esimerkiksi käytännön näyttöjä annetaan myös kotikäynneillä ja muissa tilanteissa, joissa työntekijällä ei välttämättä ole heti mahdollisuutta kirjautua järjestelmään.
Suunta on silti selkeä. Kun osaamisen varmistamiseen liittyvä tieto löytyy aiempaa yhtenäisemmin yhdestä järjestelmästä, myös sen seuranta ja todentaminen helpottuvat.
Sähköinen allekirjoitus nopeutti lääkelupien myöntämistä
Konkreettisimmin muutos näkyy lääkelupien allekirjoitusprosessissa. Aiemmin lääkehoitoluvan saaminen saattoi kestää useita viikkoja tai jopa kuukausia. Sähköisen allekirjoituksen avulla prosessi etenee nyt huomattavasti nopeammin. Muutos on saanut hyvän vastaanoton myös lääkäreiltä.
“Lääkärit ovat olleet sähköiseen allekirjoitukseen todella tyytyväisiä. He ovat myös alkaneet edellyttää yhtenäistä käytäntöä eri yksiköissä”, Hovisilta kertoo.
Yhtenäinen sähköinen prosessi vähentää riippuvuutta paperien liikuttelusta ja yksikkökohtaisista toimintatavoista. Samalla lääkeluvan eteneminen ja siihen liittyvät vaiheet ovat aiempaa selkeämmin seurattavissa.
Hyvinvointialueella on tunnistettu myös tilanteita, joita prosessissa voidaan edelleen kehittää. Esimerkiksi lomakausina allekirjoitus voi jäädä odottamaan, jos pyyntö on kohdistettu poissa olevalle lääkärille. Kokonaisuutena sähköinen toimintatapa on kuitenkin muuttanut lupaprosessia merkittävästi.
Osaamisen näkyväksi tekeminen tukee laadun seurantaa
Skholea käytetään Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella lääkehoidon turvallisuuden ja hoitotyön laadun varmistamiseen. Lääkehoitoa toteuttavat työntekijät suorittavat palvelussa tarvittavat koulutukset ja osaamisen varmistamiseen liittyvät kokonaisuudet. Vaatimukset määritellään tulosyksiköittän ja ammattiryhmittäin sen mukaan, millaista lääkehoitoa palvelussa toteutetaan.
Hyvinvointialue on vielä siirtymävaiheessa, sillä lääkehoitoluvat ovat voimassa viisi vuotta ja osalla henkilöstöstä on edelleen aiemmassa järjestelmässä suoritettuja lupia. Tästä syystä uuden järjestelmän vaikutuksia organisaation osaamisen kokonaiskuvaan ei voida vielä arvioida täysimääräisesti.
Tavoite on kuitenkin pidemmällä. Kun järjestelmään kertyy riittävästi tietoa, osaamisen tilaa voidaan tarkastella organisaatiotasolla ja havaittujen osaamistarpeiden perusteella voidaan kohdentaa koulutuksia nykyistä suunnitelmallisemmin.“Ajattelen, että organisaatiotasolla laadun seuranta tulee olemaan jatkossa helpompaa. Tavoitteena on hyödyntää järjestelmää tiedolla johtamisen ja ylipäätään johtamisen välineenä”, Hovisilta sanoo.
Osaamisen näkyvyys voi myös tuoda esiin puutteita, joita aiemmin ei ole ollut yhtä helppo havaita. Hovisillan mukaan tämä on lisännyt kehittämispalvelujen valvontatarvetta, mutta samalla juuri näkyvyys antaa mahdollisuuden puuttua havaittuihin osaamisvajeisiin.
Osaamisen varmistamisen ja vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta muutos on olennainen: yksittäisten koulutussuoritusten sijaan tavoitteena on muodostaa johdettava ja todennettava kokonaisuus siitä, täyttyvätkö organisaation määrittelemät osaamisvaatimukset.
Laajassa organisaatiossa käyttöönotto vaatii aikaa
Teknisesti Skholen käyttöönotto sujui Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella Hovisillan mukaan erittäin hyvin. Suuremmaksi työksi on osoittautunut uuden toimintatavan vieminen laajan henkilöstön arkeen.
“Haasteet ovat liittyneet enemmän henkilöstön ja esihenkilöiden kouluttamiseen sekä uuden järjestelmän käytön opetteluun. Sote-alalla on tapahtunut muutamassa vuodessa paljon muutoksia, joten pienikin uusi asia voidaan kokea kuormittavana.”
Hovisilta korostaa, että näin suuren organisaation kohdalla palvelun täysimääräinen hyödyntäminen ei tapahdu hetkessä. Käyttöönottoon, ohjeistamiseen ja uuden toimintatavan omaksumiseen on varattava riittävästi aikaa ja resursseja.
Myös raportoinnin kehittäminen jatkuu. Itä-Uudenmaan hyvinvointialue ja Skhole käyvät säännöllisesti läpi sitä, millaista tietoa järjestelmästä voidaan saada ja millainen raportointi palvelisi parhaiten organisaation johtamista ja seurantaa. Tavoitteena ei siis ole ainoastaan kerätä suorituksia, vaan tehdä kertyvästä tiedosta aidosti hyödynnettävää.
Kehityskohteita viedään eteenpäin yhdessä
Yhteistyö Skholen kanssa on Hovisillan mukaan ollut vuorovaikutteista ja erityisesti käyttöönoton alkuvaiheessa aktiivista.
“Yhteyshenkilömme Lauri Selenius on ollut helposti lähestyttävä. Ilmoittamamme kehityskohteet on otettu vakavasti, ja osaa niistä on pystytty myös toteuttamaan. Säännöllinen yhteydenpito on auttanut viemään käyttöönottoa eteenpäin ja vahvistanut luottamusta siihen, että tukea on saatavilla tarvittaessa.”
Hyvinvointialue on nostanut esiin myös konkreettisia kehitystarpeita. Yksi niistä liittyy kokeiden uusimiseen: jos kokeen voi suorittaa uudelleen välittömästi useita kertoja, järjestelmän toivottaisiin ohjaavan nykyistä vahvemmin palaamaan opiskelumateriaalin pariin ennen uutta yritystä.
Tällä hetkellä kokeiden uusimiskertojen määrä on organisaation määriteltävissä. Skhole kehittää parhaillaan ominaisuutta, joka tukisi organisaatioita entistä paremmin kokeiden uusimisen hallinnassa ja ohjaisi tarvittaessa käyttäjän palaamaan opiskelumateriaalin pariin ennen uutta yritystä.
Myös koulutussisältöjä arvioidaan jatkuvasti. Henkilöstöltä on saatu palautetta siitä, että osa sisällöistä soveltuu paremmin erikoissairaanhoidon kuin perusterveydenhuollon tarpeisiin. Toisaalta hyvinvointialueella on myös erittäin hyvä kokemus koulutussisältöjen yhteiskehittämisestä. Suun terveydenhuollon koulutusta rakennettiin yhdessä hyvinvointialueen henkilöstön kanssa jo ennen kurssin valmistumista.
“Se oli todella antoisaa, ja valmiista koulutuksesta on tullut hyvää palautetta. Sisältö palvelee suun terveydenhuollon tarpeita hyvin.”
Tulevaisuudessa vähemmän järjestelmiä ja enemmän kokonaiskuvaa
Skholen laaja koulutustarjonta tarjoaa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle myös mahdollisuuksia lääkehoidon koulutuksia laajempaan hyödyntämiseen. Tällä hetkellä hyvinvointialueen henkilöstö käyttää eri koulutuksiin useita järjestelmiä. Tulevien kilpailutusten yhteydessä Hovisilta näkee aiheelliseksi pohtia, voisiko useampia koulutuskokonaisuuksia keskittää samaan palveluun.
Henkilöstölle se tarkoittaisi vähemmän järjestelmiä ja kirjautumispaikkoja. Organisaatiolle keskittäminen voisi puolestaan muodostaa aiempaa yhtenäisemmän näkymän koulutuksiin, suorituksiin ja osaamisen varmistamiseen.
Sama ajatus kiteyttää myös Skholen roolin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella: kyse ei ole pelkästään verkkokoulutusten suorittamisesta, vaan toimintamallista, jossa osaamisvaatimukset, koulutus, osaamisen todentaminen ja dokumentointi voidaan kytkeä aiempaa yhtenäisemmäksi kokonaisuudeksi.
Työ on hyvinvointialueella edelleen käynnissä. Jo nyt sähköinen lääkelupaprosessi on kuitenkin osoittanut mitä yhtenäistämisellä voidaan saavuttaa: vähemmän paperia, nopeampi prosessi ja parempi näkyvyys siihen, miten osaamisen varmistaminen organisaatiossa toteutuu.