Miksi lääkelaskuvirheet toistuvat organisaatioissa?
Kun lääkelaskussa tapahtuu virhe, huomio kohdistuu helposti yksittäiseen työntekijään: miksi hän ei tarkistanut yksikköä, huomannut väärää desimaalipilkkua tai muistanut oikeaa laskutapaa?
Yksittäinen virhe tapahtuu aina jonkun tekemässä laskussa. Toistuvat virheet kertovat kuitenkin usein laajemmasta ongelmasta.
Jos samoja epävarmuuksia esiintyy useilla työntekijöillä, lääkelaskujen harjoittelu keskittyy vain lupakokeen yhteyteen tai esihenkilöllä ei ole ajantasaista näkyvyyttä henkilöstön osaamiseen, kyse ei ole enää vain yksilön laskutaidosta. Kyse on siitä, millaiset rakenteet organisaatio on luonut lääkehoidon osaamisen ylläpitämiseen ja varmistamiseen.
Asiakas- ja potilasturvallisuus ei perustu vain yksittäisten ammattilaisten huolelliseen toimintaan, vaan myös organisaation toimintatapoihin ja työskentelyolosuhteisiin. Sosiaali- ja terveysministeriön mukaan turvallisuutta edistävien toimien tulee ehkäistä järjestelmään liittyviä virheitä ja tukea ammattilaisten mahdollisuuksia tehdä työnsä laadukkaasti. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi selkeitä toimintamalleja, riittävää perehdytystä, toimivaa tiedonkulkua sekä asianmukaisia työvälineitä ja järjestelmiä.
Miksi lääkelaskuvirheet sitten pääsevät toistumaan, ja mitä organisaatio voi tehdä niiden ehkäisemiseksi?
1. Osaaminen varmistetaan, mutta sitä ei ylläpidetä
Monessa organisaatiossa lääkelaskennan osaaminen nousee näkyvästi esiin silloin, kun työntekijä suorittaa tai uusii lääkelupansa. Koe toimii tärkeänä osaamisen varmistamisen välineenä, mutta yksittäinen hyväksytty suoritus ei yksin takaa osaamisen säilymistä tulevina vuosina.
Lääkelaskenta on taito, joka heikkenee ilman käyttöä. Kaikki työntekijät eivät myöskään kohtaa työssään säännöllisesti kaikkia niitä laskutyyppejä, joita heidän lääkehoidon tehtävänsä voivat edellyttää.
Jos harjoittelumateriaali avataan vasta juuri ennen koetta, oppiminen muuttuu helposti lyhytaikaiseksi valmistautumiseksi. Tavoitteena on läpäistä koe, ei välttämättä rakentaa pysyvää ja työssä sovellettavaa laskuvarmuutta.
Turvallisen lääkehoidon ohjauksessa osaamisen varmistaminen ja ylläpitäminen nähdään osana lääkehoidon kokonaisuutta. Työnantajan tehtävänä on luoda käytännöt, joilla lääkehoitoa toteuttavan henkilöstön osaaminen voidaan varmistaa, sitä voidaan ylläpitää ja toimintaa voidaan valvoa.
Organisaation kannattaa kysyä
- Voiko henkilöstö harjoitella lääkelaskuja myös kokeiden välillä?
- Löytyvätkö materiaalit helposti yhdestä tutusta paikasta?
- Onko harjoittelu mahdollista työvuorojen ja muun arjen ehdoilla?
- Saavatko työntekijät palautetta virheistään?
- Tunnistetaanko osaamisvajeet ennen kuin ne näkyvät käytännön työssä?
Osaamisen ylläpitäminen ei saisi riippua siitä, muistaako yksittäinen työntekijä etsiä itselleen harjoituksia.
2. Lääkelaskennan virheitä käsitellään yksilön puutteina
Yksikkömuunnoksen unohtaminen tai desimaalivirhe voi näyttää selvältä huolimattomuudelta. Taustalla voi kuitenkin olla esimerkiksi keskeytyksiä, kiirettä, epäselviä toimintatapoja, puutteellinen perehdytys tai liian vähäinen mahdollisuus harjoitella. Organisaation onkin hyvä tarkasteltava olosuhteita, joissa työtä tehdään. Tämä ei kuitenkaan poista ammattilaisen vastuuta omasta toiminnastaan.
Jos virhetilanteen ainoa seuraus on työntekijälle annettu kehotus olla jatkossa huolellisempi, varsinainen syy voi jäädä korjaamatta. Silloin vastaava virhe voi toistua toisella työntekijällä tai toisessa yksikössä.
Turvallisuustyössä olennaista onkin kysyä yksilön toiminnan lisäksi:
- Millainen tilanne johti virheeseen?
- Oliko työntekijällä riittävä perehdytys tehtävään?
- Oliko tarvittava tieto helposti saatavilla?
- Oliko laskemiseen mahdollista keskittyä ilman jatkuvia keskeytyksiä?
- Ovatko organisaation ohjeet yhtenäisiä?
- Onko samanlaisia epävarmuuksia havaittu muualla?
Kun toistuvia virheitä tarkastellaan järjestelmän näkökulmasta, niiden taustalta voidaan löytää korjattavia rakenteita yksittäisten syyllisten sijaan.
3. Perehdytys vaihtelee yksiköittäin ja työntekijöittäin
Suuressa organisaatiossa henkilöstön lääkehoidon osaamista voidaan toteuttaa monella eri tavalla. Yksi työntekijä saa kattavan perehdytyksen ja harjoittelumateriaalit, toinen suulliset ohjeet ja kolmas linkkejä useaan eri järjestelmään.
Tällöin osaamisen lähtötaso ei ole ainoa muuttuja. Myös työntekijöiden saaman tuen määrä ja laatu vaihtelevat.
Vaihtelua lisäävät esimerkiksi:
- useat toimipisteet
- eri ammattiryhmät
- vakituiset, määräaikaiset ja sijaiset
- työntekijöiden erilaiset koulutustaustat
- yksikkökohtaiset lääkehoidon vaatimukset
- paikallisesti säilytettävät materiaalit
- perehdytyksen toteutuminen eri esihenkilöiden johdolla.
Yhtenäinen koulutusratkaisu ei tarkoita, että jokainen työntekijä suorittaisi täsmälleen saman kokonaisuuden. Se tarkoittaa, että osaamisvaatimukset, materiaalit, kokeet ja suoritustiedot muodostavat hallittavan kokonaisuuden.
Työntekijälle määritellään hänen tehtäviinsä kuuluvat koulutukset. Esihenkilö tietää, mitä on suoritettu. Organisaation johto pystyy puolestaan tarkastelemaan kokonaisuutta ilman erillisten tiedostojen, sähköpostien ja paikallisten listojen yhdistelyä.
4. Osaamisvajeet havaitaan liian myöhään
Osaamisvaje tulee helposti näkyviin vasta, kun työntekijä ei läpäise koetta, lääkeluvan uusiminen viivästyy tai käytännön työssä syntyy poikkeama.
Tässä vaiheessa seuraukset näkyvät jo työvuorosuunnittelussa, esihenkilön työmäärässä tai henkilöstön kuormituksessa.
Ennakoivampi toimintamalli edellyttää ajantasaista tietoa esimerkiksi siitä:
- keneltä vaadittu koulutus puuttuu
- kenen koe on suorittamatta
- ketkä tarvitsevat uusintasuorituksen
- milloin lääkelupa tai siihen kuuluva osaamisen varmistaminen vanhenee
- missä yksiköissä suoritukset kasaantuvat määräajan loppuun
- tarvitaanko johonkin aiheeseen lisäperehdytystä.
Ilman yhteistä seurantajärjestelmää tieto voi olla hajallaan taulukoissa, sähköposteissa, paperisissa todistuksissa ja eri henkilöiden omissa muistiinpanoissa. Tällöin kokonaiskuvan muodostaminen vie aikaa ja altistaa myös hallinnollisille virheille.
Reaaliaikainen näkyvyys ei ole pelkästään raportointiominaisuus. Se mahdollistaa tuen kohdentamisen ennen kuin puutteesta muodostuu käytännön riski.
5. Harjoittelulle ei ole riittävän matalaa kynnystä
Työntekijää voidaan ohjeistaa ylläpitämään osaamistaan, mutta käytännössä harjoittelun mahdollisuus ratkaisee paljon.
Jos kertaaminen edellyttää erillisen koulutuksen varaamista, materiaalien pyytämistä esihenkilöltä tai useaan järjestelmään kirjautumista, harjoittelu jää helposti arjen kiireiden alle.
Matalan kynnyksen harjoittelussa työntekijä voi:
- palata sisältöihin silloin, kun epävarmuutta ilmenee
- harjoitella lyhyissä jaksoissa
- kerrata oman työnsä kannalta olennaisia laskutyyppejä
- valmistautua kokeeseen ilman viime hetken kiirettä
- käyttää samaa oppimisympäristöä sekä opiskeluun että osaamisen osoittamiseen.
Kun materiaali on jatkuvasti saatavilla, oppimista ei tarvitse rajata erillisiin koulutuspäiviin. Samalla työntekijälle välittyy viesti, että epävarmoja asioita saa ja kuuluu kerrata.
6. Koulutus, kokeet ja raportointi muodostavat erillisiä prosesseja
Lääkehoidon osaamisen hallinta kuormittaa organisaatiota erityisesti silloin, kun sen eri vaiheet toteutetaan eri paikoissa.
Koulutusmateriaalit voivat olla yhdessä järjestelmässä, kokeet toisessa ja lääkelupatiedot kolmannessa. Käytännön näytöt dokumentoidaan paikallisesti, ja osa suorituksista päätyy vielä esihenkilön ylläpitämään taulukkoon.
Jokainen erillinen työvaihe lisää manuaalisen työn määrää:
- käyttäjätietoja syötetään useaan paikkaan
- suorituksia tarkistetaan yksitellen
- todistuksia siirretään järjestelmästä toiseen
- vanhenevia suorituksia seurataan käsin
- raportteja kootaan eri lähteistä.
Hajanainen prosessi ei kuormita vain hallintoa. Se voi myös vaikeuttaa sen osoittamista, että henkilöstön osaaminen on asianmukaisesti varmistettu ja ajantasainen. Organisaatiolle toimivampi lähtökohta on yksi selkeä prosessi, jossa koulutus, harjoittelu, teoriakokeet ja niiden seuranta tukevat toisiaan.
Lääkelaskuvirheiden ehkäisy vaatii yhteisen toimintamallin
Organisaatio ei voi poistaa kaikkea inhimillisen virheen mahdollisuutta. Se voi kuitenkin rakentaa ympäristön, jossa virheen tekeminen on epätodennäköisempää ja osaamisvajeet tunnistetaan aikaisemmin.
Toimiva lääkehoidon osaamisen malli sisältää vähintään:
- Selkeästi määritellyt osaamisvaatimukset: Työntekijän pitää tietää, mitä hänen tehtävässään edellytetään ja millä tavoin osaaminen osoitetaan.
- Yhtenäiset ja ajantasaiset materiaalit: Koulutussisältöjen tulee olla helposti henkilöstön saatavilla ja vastata organisaation lääkehoitosuunnitelmaa sekä työtehtävien vaatimuksia.
- Mahdollisuus jatkuvaan harjoitteluun: Lääkelaskuja pitää voida harjoitella muulloinkin kuin juuri ennen lääkelupakoetta.
- Luotettava osaamisen varmistaminen: Teoriakokeet, mahdolliset käytännön näytöt ja lupakäytännöt muodostavat suunnitellun kokonaisuuden.
- Keskitetty seuranta ja raportointi: Esihenkilöllä ja organisaation johdolla tulee olla riittävä näkyvyys siihen, mitkä suoritukset ovat kunnossa ja missä tarvitaan toimenpiteitä.
- Tukea tarjoava turvallisuuskulttuuri: Työntekijän pitää voida tunnistaa ja tuoda esiin oma epävarmuutensa ennen kuin se muuttuu vaaratilanteeksi.
Skhole kokoaa lääkehoidon osaamisen hallittavaksi kokonaisuudeksi
Skholen hoitoalan koulutuspalvelussa lääkehoidon koulutusmateriaalit, lääkelaskujen harjoittelu, teoriakokeet ja suoritusten seuranta löytyvät samasta selainpohjaisesta oppimisympäristöstä.
Henkilöstö voi opiskella ja kerrata sisältöjä ajasta ja paikasta riippumatta koko sopimuskauden ajan. Esihenkilöt saavat puolestaan näkyvyyden siihen, ketkä ovat suorittaneet heille määritellyt koulutukset ja kokeet ja missä tarvitaan vielä tukea tai toimenpiteitä.
Skholen koulutuspalvelun kurssikirjastoon sisältyvät lääkehoidon verkkokurssit sekä teoriakokeiden harjoittelu ja kokeiden suorittaminen. Palvelussa on lääkehoidon lisäksi laaja valikoima muita sotealan koulutussisältöjä, joten organisaatio voi hallita useita henkilöstön koulutusvaatimuksia samassa ympäristössä.
Lääketurvallisuus ei saa olla yksittäisten työntekijöiden muistin varassa
Lääkelaskuvirhe tapahtuu yksittäisessä tilanteessa, mutta sen ehkäiseminen on koko organisaation tehtävä.
Kun osaamisvaatimukset ovat selkeitä, harjoittelu on jatkuvasti mahdollista ja suoritustiedot löytyvät yhdestä paikasta, lääkelupaprosessi ei perustu viime hetken muistutuksiin tai hajanaisiin seurantatapoihin.
Samalla esihenkilöiden hallinnollinen työ vähenee, henkilöstö saa tarvitsemansa tuen ajoissa ja organisaation on helpompi osoittaa, että lääkehoidon osaamisesta on huolehdittu suunnitelmallisesti.
Haluatko nähdä, miten Skhole voi helpottaa lääkehoidon koulutusten, kokeiden ja suoritusten hallintaa organisaatiossanne?