Milloin Excel ei enää riitä henkilöstön osaamisen seurantaan?
Excel on monelle sote-alan organisaatiolle tuttu ja toimiva työkalu. Sillä voidaan seurata koulutuksia, perehdytyksiä, lääkehoidon osaamista ja muita henkilöstön osaamiseen liittyviä tietoja joustavasti. Ongelma ei siis ole Excel itsessään.Haaste syntyy siinä vaiheessa, kun yksinkertaisesta seurantataulukosta tulee käytännössä organisaation osaamisenhallinnan järjestelmä. Henkilöstömäärän kasvaessa myös seurattavien koulutusten, suoritusten, lupien, uusintojen ja osaamisvaatimusten määrä kasvaa. Samalla pitäisi pystyä tietämään paitsi se, mitä on suoritettu, myös mitä puuttuu, mikä on vanhenemassa ja mitä tietoja tarvitaan raportointiin.Missä vaiheessa Excelin rajat alkavat tulla vastaan?
Ajantasaisuus riippuu manuaalisesta päivittämisestä
Excelissä oleva tieto on juuri niin ajantasaista kuin sen viimeisin päivitys. Jos työntekijä suorittaa koulutuksen, tieto täytyy päivittää taulukkoon. Kun uusi työntekijä aloittaa, hänet lisätään seurantaan. Kun suoritus uusitaan, vanha tieto pitää korvata tai päivittää.Mitä enemmän tapahtumia seurataan, sitä enemmän ylläpitoa tarvitaan. Samalla syntyy olennainen kysymys: mistä tiedät, että katsomasi tieto on juuri nyt ajan tasalla?Yhdestä Excelistä tulee helposti monta. Osaamisen seuranta harvoin pysyy pitkään yhdessä taulukossa. Organisaatiolla voi olla erilliset Excel-taulukot tai välilehdet esimerkiksi:
- perehdytyksen seurantaan
- lääkehoidon osaamisen ja lupien seurantaan
- täydennyskoulutusten tietoja varten
- yksikkökohtaiseen seurantaan
- esihenkilöiden omia listoja varten.
Tällöin haasteeksi ei muodostu vain tiedon määrä vaan se, mikä lähteistä sisältää ajantasaisen tiedon. Jos samaa suoritusta ylläpidetään useammassa paikassa, myös ristiriitaisen tiedon mahdollisuus kasvaa.
Excel kertoo sen, mitä siihen on kirjattu – ei välttämättä sitä, mitä puuttuu
Osaamisenhallinnassa ja seurannassa ei riitä, että organisaatio pystyy tarkistamaan jo suoritetut koulutukset. Esihenkilön pitäisi pystyä tunnistamaan myös esimerkiksi:
- keneltä vaadittu koulutus puuttuu
- mikä suoritus on kesken
- minkä luvan tai osaamisen uusiminen lähestyy
- mitä tiettyyn tehtävään tai rooliin liittyviä vaatimuksia ei ole vielä täytetty.
Excelillä tämänkin voi rakentaa. Mitä monimutkaisemmaksi seuranta kuitenkin muuttuu, sitä enemmän taulukko itsessään vaatii ylläpitoa. Silloin työkalu ei enää vain säilytä tietoa, vaan organisaatio joutuu ylläpitämään seurantajärjestelmää, jolloin manuaalinen työ kasvaa.Lisäksi koulutuksia koskevat päivämäärät tai vaiheet jäävät helposti ihmisen muistin varaan. Excelissä tarvittava päivämäärä voi olla tallessa, mutta jonkun täytyy edelleen huomata se ja reagoida siihen. Seuranta voi käytännössä tarkoittaa, että koulutusvastaava tai esihenkilö käy taulukoita säännöllisesti läpi, tunnistaa lähestyvät määräajat ja lähettää muistutukset manuaalisesti.Muutaman työntekijän kokoisessa yrityksessä tämä voi toimia hyvin. Kymmenien, satojen tai useiden yksiköiden kokonaisuudessa työmäärä kasvaa nopeasti, ja osaamisen seurannasta tulee aikaa vievä manuaalinen prosessi.
Raportointi vaatii uuden työvaiheen
Kun johto, tilaaja tai muu tietoa tarvitseva taho pyytää yhteenvetoa henkilöstön koulutuksista tai osaamisen tilanteesta, onko raportti jo olemassa vai pitääkö se rakentaa? Jos tarvittavat tiedot sijaitsevat useissa taulukoissa, raportointi tarkoittaa helposti:
- oikeiden tiedostojen etsimistä
- tietojen ajantasaisuuden tarkistamista
- tietojen yhdistämistä
- mahdollisten ristiriitojen selvittämistä
- varsinaisen raportin muodostamista.
Tällöin osaamisenhallinnan tieto on kyllä olemassa, mutta sen hyödyntäminen vaatii joka kerta uuden manuaalisen prosessin. Tässä kohtaa kyse ei ole enää vain Excelin käyttömukavuudesta, vaan siitä, kuinka helposti organisaatio pystyy muodostamaan luotettavan kokonaiskuvan henkilöstön osaamisesta.
Milloin Excel on edelleen riittävä ratkaisu?
Exceliä ei tarvitse korvata vain siksi, että markkinoilla on tarjolla uusia tehokkaita järjestelmiä. Se voi olla täysin toimiva ratkaisu esimerkiksi silloin, kun seurattavia henkilöitä ja suorituksia on vähän, tietoja ylläpitää selkeästi määritelty henkilö, päivityksiä tarvitaan harvoin, raportointitarve on yksinkertainen, eikä nykyinen toimintatapa aiheuta merkittävää manuaalista työtä.Järjestelmän vaihtamisen sijaan kannattaa siis kysyä: palveleeko nykyinen toimintatapa edelleen organisaation tarpeita? Arvion voi toteuttaa helposti alla listattujen kysymysten avulla:
- Kuinka paljon työaikaa tietojen ylläpitämiseen käytetään?
- Pystyttekö luottamaan siihen, että tiedot ovat ajan tasalla?
- Näkevätkö esihenkilöt helposti, mitä heidän henkilöstöltään puuttuu?
- Tunnistetaanko lähestyvät koulutusten uusinnat ilman manuaalista tarkistamista?
- Kuinka nopeasti tarvittava raportti tai dokumentaatio voidaan muodostaa?
Jos useampi kysymys paljastaa nykyisessä prosessissa pullonkaulan, ongelma ei välttämättä ole Excel. Organisaation osaamisenhallinta on yksinkertaisesti kasvanut sitä monimutkaisemmaksi.
Osaamisen seurannasta hallittuun kokonaisuuteen
Hyvä osaamisenhallinta ei tarkoita vain sitä, että suorituksista pidetään kirjaa. Organisaation pitäisi pystyä näkemään, mitä osaamista henkilöstöltä edellytetään, mitä on jo suoritettu, mitä puuttuu ja milloin johonkin pitää reagoida. Samalla suorituksiin liittyvän dokumentaation pitäisi olla saatavilla ilman erillistä tiedonkeruuprojektia.Skhole kokoaa koulutukset, osaamisen todentamisen, seurannan ja raportoinnin samaan kokonaisuuteen. Näin osaamistietoja ei tarvitse ylläpitää erillisissä taulukoissa koulutusjärjestelmän rinnalla, vaan suorituksista syntyvää tietoa voidaan hyödyntää suoraan seurannassa ja raportoinnissa.
Jos Excelistä on tullut organisaationne tärkein osaamisenhallinnan järjestelmä, voi olla hyvä hetki arvioida, palveleeko nykyinen toimintatapa edelleen tarpeitanne. Tutustu Skholen ratkaisuihin tai varaa esittely.