Mitä omavalvontasuunnitelma edellyttää henkilöstön osaamiselta?
Omavalvontasuunnitelma ei ole vain viranomaisia varten laadittava dokumentti. Sen tarkoitus on kuvata, miten palveluyksikön toiminnan laatua, asianmukaisuutta ja turvallisuutta varmistetaan käytännössä – myös henkilöstön osaamisen näkökulmasta.
Sote-organisaatiolle tämä tarkoittaa paljon muutakin kuin sitä, että työntekijöillä on tehtäviinsä sopiva tutkinto.Valvontalain mukaan henkilöstöllä on oltava palveluntuottajan toiminnan edellyttämä asianmukainen koulutus sekä riittävä osaaminen ja ammattitaito. Palveluntuottajan on lisäksi huolehdittava siitä, että henkilöstö osallistuu riittävästi ammatilliseen täydennyskoulutukseen.
Valviran omavalvontasuunnitelmaa koskeva määräys vie asian vielä käytännön tasolle. Omavalvontasuunnitelmassa on kuvattava muun muassa, miten henkilöstön asianmukainen koulutus ja riittävä osaaminen varmistetaan, miten henkilöstö perehdytetään, miten ammattitaitoa ylläpidetään ja miten osaamista ja työskentelyn asianmukaisuutta seurataan toiminnan aikana.
Omavalvonta ja osaamisen johtaminen kuuluvat siis olennaisesti yhteen.
Omavalvonta ei ole vain suunnitelma – sen pitää näkyä arjessa
Palveluntuottajan on laadittava palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma päivittäisen toiminnan laadun, asianmukaisuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi. Valvontalaki edellyttää lisäksi, että suunnitelmassa kuvatun toiminnan toteutumista seurataan ja havaitut puutteet korjataan.
Juuri tässä henkilöstön osaaminen tulee mukaan kuvaan.
Organisaation toimintaohje voi olla huolellisesti laadittu ja omavalvontasuunnitelma ajan tasalla, mutta niiden tavoitteet eivät toteudu käytännössä, jos henkilöstö:
- ei tunne sovittuja toimintatapoja
- ei ole saanut riittävää perehdytystä
- ei pysty ylläpitämään työtehtäviensä vaatimaa osaamista
- ei tiedä, miten muuttuneissa tilanteissa toimitaan
- tai tarvitsee koulutusta, jota ei ole vielä tunnistettu.
Omavalvonnan kannalta olennaista ei siis ole ainoastaan se, mitä organisaation dokumenteissa lukee, vaan myös se, miten niiden mukainen toiminta toteutuu käytännössä.
1. Henkilöstöllä on oltava tehtävien edellyttämä osaaminen
Sama koulutus ei tee jokaisesta työntekijästä automaattisesti pätevää kaikkiin organisaatiossa tehtäviin tehtäviin. Osaamisvaatimukset riippuvat esimerkiksi:
- tuotettavista palveluista
- asiakkaiden ja potilaiden tarpeista
- työntekijän ammattiryhmästä
- työtehtävistä ja vastuista
- yksikön erityispiirteistä
- työntekijän aiemmasta koulutuksesta ja kokemuksesta.
Valvontalaissa korostetaan nimenomaan sitä, että henkilöstön koulutuksen, osaamisen ja ammattitaidon on vastattava palveluntuottajan toimintaa sekä tuotettavien palvelujen sisältöä.
Tämän vuoksi osaamisen johtamisen ensimmäinen kysymys ei ole:
Mitä koulutuksia meillä on tarjolla?
Vaan:
Mitä tämän työn turvallinen ja laadukas tekeminen edellyttää, ja miten varmistamme, että henkilöstöllä on tarvittava osaaminen?
Vasta tämän jälkeen voidaan määritellä tarvittavat koulutukset, perehdytykset, osaamistestit ja muut osaamisen varmistamisen keinot.
2. Perehdytys kuuluu omavalvontaan
Uuden työntekijän perehdyttäminen mielletään helposti erilliseksi HR-prosessiksi. Sote-organisaatiossa sillä on kuitenkin myös suora yhteys palvelujen laatuun ja turvallisuuteen. Valviran määräyksen mukaan omavalvontasuunnitelmassa tulee kuvata, miten henkilöstön riittävästä perehdyttämisestä huolehditaan.
Perehdytykseen voi organisaatiosta ja työtehtävästä riippuen sisältyä esimerkiksi:
- palveluyksikön toimintatavat
- asiakas- ja potilasturvallisuus
- omavalvontaan liittyvät menettelyt
- tietosuoja ja tietoturva
- lääkehoito
- poikkeamien ja epäkohtien ilmoittaminen
- palo- ja pelastusturvallisuus
- ensiapu
- organisaation omat sisäiset ohjeet.
Haaste syntyy usein siitä, että perehdytys kyllä tehdään, mutta kokonaiskuva sen toteutumisesta jää hajanaiseksi. Yksi osa käydään läpi kasvokkain, toinen intranetissä, kolmas verkkokurssina ja neljännestä työntekijä kuittaa sähköpostilla lukeneensa ohjeen.Kun työntekijöitä on muutama, tätä voidaan vielä hallita manuaalisesti. Kun henkilöstöä, toimipisteitä ja perehdytettäviä sisältöjä on paljon, kokonaisuuden seuraaminen muuttuu nopeasti vaikeaksi.
3. Myös ammattitaidon ylläpitämisestä pitää huolehtia
Perehdytys ratkaisee työn aloittamisen hetkellä tarvittavan osaamisen. Se ei kuitenkaan riitä koko työsuhteen ajaksi. Ohjeet muuttuvat, lainsäädäntö kehittyy, palvelujen käyttäjien tarpeet muuttuvat ja työntekijälle voi tulla uusia vastuita. Siksi henkilöstön osaamisen varmistaminen on jatkuva prosessi.
Valvontalaki velvoittaa palveluntuottajan huolehtimaan siitä, että henkilöstö osallistuu riittävästi ammatilliseen täydennyskoulutukseen. Koulutuksen sisältöä arvioitaessa huomioon tulee ottaa muun muassa henkilöstön peruskoulutus, työn vaativuus ja tehtävien sisältö.
Valviran omavalvontamääräyksessä puolestaan edellytetään kuvaamaan, miten ammattitaidon ylläpitämisestä ja riittävästä täydennyskoulutukseen osallistumisesta huolehditaan. Organisaation kannalta tämä tarkoittaa käytännössä tarvetta tietää ainakin:
Mitä osaamista työntekijällä pitää olla?
Mitä työntekijä on jo suorittanut?
Mitä työntekijän pitää vielä suorittaa tai uusia?
Milloin osaaminen on viimeksi varmistettu?
Onko havaittu osaamisvajeita, jotka edellyttävät lisäkoulutusta tai perehdytystä?
Jos tieto on hajallaan eri järjestelmissä, Excel-taulukoissa, sähköposteissa ja paperisissa todistuksissa, kysymyksiin vastaaminen muuttuu tarpeettoman työlääksi.
4. Pelkkä koulutukseen osallistuminen ei aina kerro osaamisesta
Koulutuksen suoritusmerkintä kertoo, että henkilö on käynyt tietyn sisällön läpi. Joissakin tehtävissä tarvitaan kuitenkin lisäksi osaamisen varmistamista. Keino riippuu siitä, millaisesta osaamisesta on kyse. Se voi tarkoittaa esimerkiksi:
- teoriakoetta
- lääkelaskukoetta
- käytännön näyttöä
- osaamistestiä
- perehdytysmateriaalin läpikäynnin vahvistamista
- esihenkilön tai muun vastuuhenkilön arviointia.
Valviran määräyksessä edellytetään kuvaamaan myös sitä, miten henkilöstön osaamista ja työskentelyn asianmukaisuutta seurataan toiminnan aikana ja miten havaittuihin epäkohtiin puututaan. Siksi organisaatiossa kannattaa erottaa toisistaan kolme asiaa:
Koulutus: työntekijälle tarjotaan tarvittava tieto.
Osaamisen varmistaminen: selvitetään, onko tarvittava asia omaksuttu riittävällä tasolla.
Seuranta: varmistetaan, että osaaminen säilyy ja toiminta on sovittujen käytäntöjen mukaista.
5. Omavalvontasuunnitelman muutos voi tarkoittaa myös koulutustarvetta
Omavalvontasuunnitelma ei ole pysyvä dokumentti. Toimintamallit voivat muuttua esimerkiksi organisaation sisäisen kehittämisen, havaittujen poikkeamien, uusien riskien, viranomaisohjauksen tai lainsäädännön muutosten seurauksena. Kun toimintatapa muuttuu, kannattaa aina kysyä:
Tietääkö henkilöstö muutoksesta ja osaako se toimia uuden käytännön mukaisesti?
Pelkkä uuden version tallentaminen yhteiseen kansioon ei vielä varmista tätä. Sen sijaan päivitetty toimintamalli voidaan esimerkiksi:
- viedä henkilöstön koulutus- tai oppimisympäristöön
- kohdistaa niille työntekijöille, joita muutos koskee
- pyytää työntekijää käymään sisältö läpi
- tarvittaessa varmistaa ymmärtäminen testillä tai muulla tavalla
- seurata keskitetysti, ketkä ovat suorittaneet materiaalin.
Näin omavalvontasuunnitelman muutos siirtyy dokumentista käytännön toiminnaksi.
6. Osaamisen seuranta auttaa löytämään puutteet ennen ongelmatilannetta
Hyvä omavalvonta on ennakoivaa. Tavoitteena ei ole odottaa, että osaamisen puute näkyy vaaratapahtumana, epäonnistuneena kokeena tai ulkopuolisessa valvonnassa. Ajantasaisen seurannan avulla voidaan tunnistaa esimerkiksi:
- puuttuvat pakolliset koulutukset
- lähestyvät uusimistarpeet
- perehdytyksen keskeneräisyys
- epäonnistuneet osaamistestit
- yksiköt, joissa suorituksia puuttuu tavallista enemmän
- teemat, joiden osaamisessa esiintyy toistuvasti epävarmuutta.
Tällöin koulutuksesta tulee osa riskienhallintaa eikä pelkkä hallinnollinen velvoite.
Skhole auttaa yhdistämään omavalvonnan ja osaamisen seurannan
Omavalvontasuunnitelman ei tarvitse sisältää jokaista yksittäistä koulutussuoritusta. Organisaatiolla pitää kuitenkin olla toimiva tapa toteuttaa suunnitelmassa kuvaamansa käytännöt ja seurata niiden toteutumista. Oleellista on, että organisaatio pystyy hallitsemaan henkilöstön koulutuksia, osaamisen varmistamista ja niiden dokumentointia yhdenmukaisesti.
Skholessa organisaatio voi yhdistää samaan ympäristöön:
- sote-alan verkkokoulutukset
- osaamistestit ja teoriakokeet
- organisaation omat perehdytys- ja ohjemateriaalit
- työntekijöille kohdistettavat tehtävät
- koulutustodistukset
- suoritusten seurannan ja raportoinnin.
Skholen nykyinen palvelumalli on rakennettu nimenomaan koulutusten, osaamistestien, todistusten ja raportoinnin yhdistämiseen yhdeksi kokonaisuudeksi.
Organisaatio voi esimerkiksi viedä palveluun päivitetyn sisäisen toimintaohjeen ja kohdistaa sen niille työntekijöille, joita muutos koskee. Tämän jälkeen läpikäynti voidaan nähdä suoritustiedoista sen sijaan, että tieto jäisi sähköpostien tai yksittäisten kuittausten varaan.
Kun koulutukset, osaamisen varmistaminen ja suoritustiedot löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta, myös omavalvonnan toteutumista on helpompi johtaa ja seurata.
Haluatteko tehdä henkilöstön koulutuksista ja osaamisen seurannasta hallitumman osan omavalvontaa? Tutustu Skholeen ja varaa maksuton esittely.