Miten todennat henkilöstön osaamisen valvonnassa?

Kuvitellaan tilanne: organisaatiolta pyydetään selvitystä henkilöstön osaamisesta.Esihenkilö tietää, että työntekijät ovat käyneet tarvittavia koulutuksia. Lääkehoitoa on opiskeltu, tietoturvakoulutus järjestetty ja uudet työntekijät perehdytetty. Mutta löytyykö tieto siitä kuka suoritti mitä, milloin ja millä tavalla osaaminen varmistettiin?

Jos vastausta pitää alkaa selvittämään sähköposteista, kansioista, Excel-taulukoista ja paperisista todistuksista, itse koulutusten järjestäminen saattaa olla kunnossa, mutta niiden todentaminen ei ole hallinnassa.

Sote-organisaatiossa henkilöstön osaamisen todentaminen ei ole vain hallinnollinen mukavuus. Valvontalaki edellyttää, että henkilöstöllä on toiminnan edellyttämä asianmukainen koulutus sekä riittävä osaaminen ja ammattitaito. Palveluntuottajan on lisäksi huolehdittava riittävästä ammatillisesta täydennyskoulutuksesta.

Omavalvonnassa organisaation tulee puolestaan kuvata, miten henkilöstön osaaminen varmistetaan, miten sitä ylläpidetään ja miten sitä seurataan toiminnan aikana. 

Koulutettu henkilöstö ja todennettava osaaminen eivät ole sama asia

Organisaatio voi tehdä paljon asioita oikein ja silti huomata jälkikäteen, että niiden osoittaminen on vaikeaa. Esimerkiksi:

• Työntekijät ovat osallistuneet yhteiseen koulutuspäivään, mutta osallistujalista on kadonnut. 
• Perehdytys on tehty suullisesti, mutta sen toteutumisesta ei ole yhtenäistä merkintää.
• Työntekijä on suorittanut koulutuksen toisessa järjestelmässä ja lähettänyt todistuksen sähköpostilla, mutta sitä ei löydy enää myöhemmin.
• Yksikössä ylläpidetään omaa Excel-taulukkoa, mutta toisessa yksikössä on täysin erilainen käytäntö.
• Lääkehoidon teoriaosaaminen on varmistettu, mutta käytännön näyttöä koskeva tieto löytyy eri paikasta.

Jokaisessa tapauksessa itse osaamista voi olla olemassa. Organisaation näkökulmasta toinen kysymys on kuitenkin: Pystymmekö osoittamaan sen luotettavasti?

Mitä henkilöstön osaamisesta kannattaa pystyä todentamaan?

Kaikille koulutuksille ei ole yhtä universaalia dokumentointimallia, eikä jokainen osaamisalue edellytä samanlaisia todisteita. Organisaation kannattaa kuitenkin pystyä muodostamaan selkeä kokonaiskuva vähintään siitä:

• mitä koulutuksia työntekijän tehtävä edellyttää
• mitkä koulutukset henkilö on suorittanut
• milloin koulutus on suoritettu
• onko koulutukseen liittynyt koe tai muu osaamisen varmistaminen
• mikä on suorituksen tila
• edellyttääkö osaaminen myöhemmin uusimista
• onko perehdytykseen kuuluvia sisältöjä vielä suorittamatta.

Joissain tehtävissä mukaan voi tulla lisäksi käytännön näyttöjä, lupia tai muuta erillistä dokumentointia. Tärkeintä on, että organisaatiolla on ennalta sovittu toimintamalli eikä tietoa rakenneta vasta siinä vaiheessa, kun joku sitä pyytää.

1. “Koulutus järjestettiin” ei vielä kerro, ketkä sen suorittivat

Organisaatio voi osoittaa ostaneensa koulutuksen tai järjestäneensä henkilöstölle koulutuspäivän. Se ei kuitenkaan automaattisesti kerro:

• ketkä olivat paikalla
• suorittiko koko vaadittu henkilöstö koulutuksen
• jäikö joiltakin koulutus kesken
• oliko osaaminen tarpeen varmistaa kokeella
• onko suoritus edelleen voimassa organisaation määrittelemien käytäntöjen mukaisesti.

Siksi koulutuksen hallinnassa kannattaa erottaa toisistaan koulutuksen tarjoaminen ja henkilökohtainen suoritustieto. Kun jokaiselle vaaditulle työntekijälle syntyy oma suoritusmerkintä, organisaatio pystyy tarkastelemaan myös puutteita. Usein juuri puuttuva tieto on johtamisen näkökulmasta arvokkainta.

2. Todistukset eivät yksin muodosta kokonaiskuvaa

Koulutustodistus on hyödyllinen osoitus yksittäisestä suorituksesta. Pelkkien todistusten säilyttäminen ei kuitenkaan ratkaise osaamisen johtamista. Esihenkilön pitää pystyä kysymään esimerkiksi:

Ketkä eivät ole suorittaneet pakollista koulutusta?
Ketkä tarvitsevat koulutuksen seuraavan kuukauden aikana?
Onko jossakin yksikössä enemmän puuttuvia suorituksia kuin muualla?
Kuka on suorittanut perehdytykseen kuuluvat materiaalit?
Mitä osaamista tietyllä työntekijäryhmällä on dokumentoituna?

Näihin kysymyksiin ei vastata tehokkaasti avaamalla työntekijöiden todistuksia yksi kerrallaan. Todistukset ovat osa näyttöä. Raportointi tekee siitä johdettavan kokonaisuuden.

3. Hajallaan oleva koulutusdata kasvattaa virheiden riskiä

Sote-organisaatiossa koulutuksia voidaan suorittaa usealla eri tavalla. Yksi koulutus on omassa oppimisympäristössä, toinen ulkopuolisen koulutusyrityksen alustalla, kolmas pidetään lähikoulutuksena ja neljäs kuuluu organisaation omaan perehdytykseen. Jos myös suoritustieto jää jokaiseen järjestelmään erikseen, kokonaisuus pirstaloituu.

Esihenkilölle tästä seuraa helposti manuaalista työtä:

• kirjautuminen useaan järjestelmään
• suoritustietojen siirtäminen
• todistusten tallentaminen
• Excel-taulukoiden päivittäminen
• muistutusten lähettäminen
• yksikkökohtaisten listojen yhdistäminen.

Ongelma ei ole vain ajankäyttö. Mitä enemmän tietoa käsitellään käsin, sitä enemmän syntyy mahdollisuuksia sille, että tieto:

• jää päivittämättä
• kirjataan väärin
• vanhenee
• löytyy eri henkilöiltä eri muodossa
• katoaa henkilöstömuutosten yhteydessä.

Keskitetyn osaamisen hallinnan tavoitteena ei siksi ole kerätä mahdollisimman paljon dataa. Tavoitteena on muodostaa tiedosta yksi luotettava näkymä.

4. Valvontavalmius rakennetaan ennen kuin tietoja kysytään

Compliance-ajattelussa yksi periaate on: Dokumentointia ei rakenneta valvontaa varten jälkikäteen.

Sen pitäisi syntyä normaalin toiminnan sivutuotteena. Kun työntekijä suorittaa koulutuksen, suoritus tallentuu. Kun työntekijä läpäisee osaamistestin, tulos tallentuu. Kun koulutus kohdistetaan tietylle henkilöstöryhmälle, voidaan seurata, ketkä ovat suorittaneet sen ja keiltä suoritus vielä puuttuu.

Tällöin valvontaan, auditointiin tai tilaajan tietopyyntöön vastaaminen ei käynnistä erillistä tiedonkeruuprojektia. Tarvittava tieto on jo olemassa.Valvontalaissa palveluntuottajan omavalvonnan tavoitteena on oman toiminnan laadun, asianmukaisuuden sekä asiakas- ja potilasturvallisuuden seuranta. Lisäksi palveluyksikön omavalvontasuunnitelmassa kuvattua toimintaa tulee seurata ja havaittuihin puutteisiin puuttua.

Ajantasainen koulutus- ja osaamisdata tukee juuri tätä jatkuvaa seurantaa.

5. Myös perehdytyksestä kannattaa jättää jälki

Valviran määräys edellyttää omavalvontasuunnitelmassa kuvaamaan, miten henkilöstön riittävästä perehdytyksestä huolehditaan. Perehdytykseen voi kuulua esimerkiksi:

• uuden työntekijän perehdytys
• yksikkökohtaiset toimintatavat
• turvallisuusohjeet
• omavalvontaan liittyvät menettelyt
• tietosuojaohjeistus
• organisaation omat prosessit
• muuttuneet toimintaohjeet.

Kun materiaali jaetaan vain sähköpostina, ei välttämättä myöhemmin tiedetä, kuka siihen on todella perehtynyt. Digitaalisessa oppimisympäristössä organisaation oma materiaali voidaan esimerkiksi antaa työntekijälle tehtäväksi ja sen suorittamisesta voidaan muodostaa merkintä. Tämä tekee perehdytyksen toteutumisesta huomattavasti näkyvämpää.

6. Hyvä raportointi näyttää myös puutteet

Raportin tarkoitus ei ole ainoastaan todistaa, että kaikki on kunnossa. Hyvä raportointi auttaa löytämään tilanteet, joissa kaikki ei vielä ole kunnossa. Esimerkiksi:

• koulutus on määrätty 80 työntekijälle, mutta vain 63 on suorittanut sen
• uusien työntekijöiden perehdytyksiä on kesken
• tietyn yksikön pakollinen koulutus on jäänyt muita useammin suorittamatta
• osa työntekijöistä ei ole läpäissyt vaadittua testiä
• tietyn koulutuksen uusimistarve lähestyy.

Tämän tiedon avulla esihenkilö voi toimia ennen kuin puutteesta muodostuu suurempi ongelma. Osaamisen seuranta muuttuu samalla reaktiivisesta ennakoivaksi.

Millainen on toimiva osaamisen näyttöketju?

Hyvin rakennettu prosessi voidaan hahmottaa näin:

1. Vaatimus määritellään

Mitä tämän työn tai henkilöstöryhmän pitää osata?

↓

2. Koulutus tai perehdytys kohdistetaan

Kenelle sisältö kuuluu?

↓

3. Työntekijä suorittaa sisällön

Koulutus, perehdytysmateriaali tai muu tehtävä käydään läpi.

↓

4. Osaaminen varmistetaan tarvittaessa

Esimerkiksi testillä, teoriakokeella tai käytännön näytöllä.

↓

5. Suorituksesta jää dokumentoitu tieto

Kuka suoritti, mitä ja milloin?

↓

6. Organisaatio seuraa tilannetta

Mitä puuttuu, mitä pitää uusia ja missä tarvitaan tukea?

↓

7. Tieto voidaan tarvittaessa raportoida

Esihenkilölle, organisaation johdolle, tilaajalle tai muuhun perusteltuun käyttötarkoitukseen.Kun nämä vaiheet liittyvät toisiinsa, osaamisen hallinnasta syntyy yhtenäinen prosessi irrallisten suoritusmerkintöjen sijaan.

Skhole kokoaa koulutuksen ja todentamisen samaan prosessiin

Sote-alan organisaation toiminnasta pitää jäädä riittävä, luotettava ja hallittava jälki. Henkilöstön osaamisen näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että koulutusten, perehdytysten ja osaamisen varmistamisen seuranta rakennetaan osaksi normaalia toimintaa.

Kun tieto syntyy automaattisesti suoritusten yhteydessä ja säilyy keskitetysti, organisaation ei tarvitse rakentaa kokonaiskuvaa jälkikäteen. Samalla esihenkilöt näkevät paremmin, missä osaaminen on kunnossa ja missä tarvitaan vielä toimenpiteitä.

Skhole yhdistää sote-alan koulutukset, osaamistestit, todistukset ja raportoinnin samaan ympäristöön. Organisaatio voi lisäksi tuoda palveluun omia perehdytys- ja koulutusmateriaalejaan ja seurata niiden suorittamista.

Kuinka helposti teidän organisaationne pystyisi tällä hetkellä osoittamaan henkilöstön koulutukset ja osaamisen? Tutustu Skholeen ja varaa maksuton esittely.