Muuttuva sääntely sote-alalla – miten hallitset henkilöstön uudelleenkoulutuksen?

Sote-organisaatio päivittää toimintatapansa uuden vaatimuksen mukaiseksi. Ohje muutetaan. Uusi versio tallennetaan intranettiin. Henkilöstölle lähetetään sähköposti. Onko muutos nyt viety käytäntöön? Ei välttämättä.

Kun organisaatio pyrkii vastaamaan sote-alan vaatimuksiin, yksi vaikeimmista kohdista syntyy usein vaatimuksen ja käytännön toiminnan välillä. Laki, viranomaismääräys tai organisaation oma toimintamalli voi muuttua yhdessä päivässä. Henkilöstön toimintatavat eivät muutu samalla hetkellä. Siksi sääntelymuutoksen hallinta ei ole vain juridinen tai hallinnollinen tehtävä. Se on myös osaamisen johtamista.

Terveydenhuollon ammattihenkilöitä koskeva laki velvoittaa ammattihenkilöitä ylläpitämään ja kehittämään ammattitoiminnan edellyttämiä tietoja ja taitoja sekä perehtymään ammattitoimintaansa koskeviin säännöksiin ja määräyksiin. Työnantajan tulee puolestaan seurata ammatillista kehittymistä ja luoda edellytykset tarvittavalle täydennyskoulutukselle ja muulle osaamisen kehittämiselle.

Sosiaalihuollon ammattihenkilöitä koskee vastaava velvollisuus ylläpitää ja kehittää ammattitaitoaan sekä perehtyä omaa ammattitoimintaa koskevaan sääntelyyn.

Kun sääntely muuttuu, kysymys kuuluukin: miten organisaatio varmistaa, että muutos päätyy lakitekstistä myös henkilöstön käytännön toimintaan?

Kaikki sääntelymuutokset eivät tarkoita koko henkilöstön uudelleenkouluttamista

Ensimmäinen tärkeä rajaus on tämä: kun lainsäädäntö, viranomaismääräys tai ohjeistus muuttuu, siitä ei automaattisesti seuraa tarvetta lähettää koko henkilöstö uuteen koulutukseen. Muutos voi olla:

• tekninen eikä vaikuta työntekijän toimintaan
• tiettyä ammattiryhmää koskeva
• vain yhden palvelun tai yksikön kannalta merkityksellinen
• niin pieni, että kirjallinen tiedotus riittää
• niin merkittävä, että toimintatapa pitää opetella uudelleen
• sellainen, että osaaminen kannattaa myös varmistaa koulutuksen jälkeen.

Hyvä muutostenhallinta alkaa siksi ennen koulutusta. Ensimmäinen kysymys on:

Mitä tämä muutos tarkoittaa meidän toiminnassamme?

Vasta toinen kysymys on:

Kenen osaamista sen vuoksi pitää päivittää?

Sääntelyä koskeva muutos kannattaa muuttaa osaamisvaatimukseksi

Lakiteksti ei yleensä kerro organisaatiolle valmiiksi, millainen verkkokurssi työntekijän pitää suorittaa. Sääntelystä syntyvä vaatimus pitää ensin tulkita organisaation toiminnan näkökulmasta. Käytännössä prosessi voi näyttää tältä:

Sääntely muuttuu → Organisaatio arvioi vaikutukset → Toimintamallia tai ohjetta muutetaan → Tunnistetaan henkilöt, joiden työhön muutos vaikuttaa → Määritellään tarvittava perehdytys tai koulutus → Tarvittaessa varmistetaan osaaminen → Seurataan uuden käytännön toteutumista

Sääntelyvaatimuksen muuttaminen konkreettiseksi osaamisvaatimukseksi on ratkaiseva. Ilman sitä kouluttamisesta voi tulla helposti joko liian laajaa tai liian suppeaa.

Vaihe 1: Selvitä ensin, mikä oikeasti muuttuu

Uudessa säädöksessä voi olla kymmeniä muutoksia, joista vain osa vaikuttaa organisaation henkilöstön päivittäiseen työhön. Siksi muutoksesta kannattaa muodostaa mahdollisimman konkreettinen vertailu: Miten toimimme nyt? Mitä uusi vaatimus edellyttää? Mikä käytännön toiminnassa muuttuu?

Jos näihin kysymyksiin ei vielä pystytä vastaamaan, on liian aikaista rakentaa koulutusta.

Esimerkiksi juridinen muutos voi tarkoittaa käytännössä:

• uuden asian kirjaamista
• muuttunutta ilmoitusmenettelyä
• uutta vastuunjakoa
• asiakkaalle annettavan tiedon muuttumista
• uudenlaista tietojen käsittelyä
• muuttunutta lääkehoidon käytäntöä
• päivitettävää omavalvonta- tai turvallisuusprosessia.

Koulutuksen pitäisi käsitellä tätä käytännön muutosta eikä vain lain sanamuotoa.

Vaihe 2: Rajaa, ketä muutos koskee

Yksi helpoimmista tavoista kuormittaa henkilöstöä turhaan on lähettää jokainen uusi ohje kaikille. Sote-organisaatiossa sama sääntelymuutos voi vaikuttaa eri tavoin esimerkiksi:

• sairaanhoitajiin
• lähihoitajiin
• sosiaalihuollon ammattilaisiin
• esihenkilöihin
• hallintoon
• opiskelijoihin
• sijaisiin ja vuokratyöntekijöihin
• tiettyjen palveluyksiköiden henkilöstöön.

Tärkeintä on siis varmistaa, onko tieto mennyt niille ihmisille, joiden toimintaa muutos koskee. Jos uusi vaatimus koskee vain rajattua työntekijäryhmää, kouluttamalla juuri tämän ryhmän voidaan sekä vähentää koulutuskuormaa että parantaa sisällön relevanssia.

Vaihe 3: Valitse oikea koulutustapa suhteessa muutosta koskevaan riskiin

Jokainen muutos ei tarvitse samanlaista oppimisprosessia. Pieni muutos voi hoitua esimerkiksi:

Tiedotteella, kun kyse on yksinkertaisesta muutoksesta, joka ei vaadi uuden taidon oppimista.

Perehdytysmateriaalilla, kun työntekijän pitää ymmärtää uusi ohje tai toimintamalli tarkemmin.

Lyhyellä verkkokoulutuksella, kun muutoksen tausta ja käytännön vaikutukset vaativat enemmän selittämistä.

Osaamistestillä, kun organisaation on perusteltua varmistaa, että keskeinen sisältö on ymmärretty.

Käytännön harjoittelulla tai näytöllä, kun muutos vaikuttaa konkreettiseen työtehtävään, jonka osaamista ei voida luotettavasti arvioida vain teoriakokeella.

Koulutuksen laajuuden pitäisi siis seurata muutoksen riskiä. Mitä suurempi vaikutus muutoksella voi olla asiakkaan tai potilaan turvallisuuteen, henkilötietojen käsittelyyn tai muuhun kriittiseen toimintaan, sitä vahvempi peruste on myös osaamisen varmistamiselle.

Vaihe 4: Poista vanha tieto kierrosta

Tämä vaihe unohtuu helposti. Uuden ohjeen julkaiseminen ei auta, jos vanha versio jää edelleen:

• yhteiselle verkkolevylle
• sähköpostiketjuun
• tulostettuna henkilökunnan tilaan
• intranetin vanhalle sivulle
• jonkun omaan tiedostokansioon
• vanhaan perehdytysmateriaaliin.

Silloin organisaatiossa voi olla yhtä aikaa käytössä kaksi erilaista “totuutta”. Sääntelymuutoksen hallintaan kuuluu siksi myös vanhan tiedon hallittu poistaminen tai arkistointi. Henkilöstön pitäisi pystyä luottamaan siihen, että organisaation osoittamasta paikasta löytyvä ohje on ajantasainen.

Vaihe 5: Älä sekoita tiedottamista osaamisen varmistamiseen

“Lähetimme tästä sähköpostin kaikille” kertoo, että organisaatio on lähettänyt viestin. Se ei vielä kerro:

• onko henkilö vastaanottanut sen
• onko hän lukenut sen
• onko hän ymmärtänyt muutoksen
• tietääkö hän, miten sen pitäisi muuttaa hänen toimintaansa.

Tämä ei tarkoita, että jokaisesta sähköpostista pitäisi tehdä koe. Kriittisten muutosten kohdalla organisaation kannattaa kuitenkin tietoisesti päättää, mikä riittää osoittamaan sen, että muutos ja uusi ohjeistus on viety käytäntöön onnistuneesti.

Jos muutos on merkittävä, voidaan esimerkiksi edellyttää, että työntekijä käy päivitetyn materiaalin läpi määräpäivään mennessä. Jos väärinymmärryksellä voisi olla merkittäviä seurauksia, materiaalin lisäksi voidaan käyttää osaamistestiä. Lisäksi, jos kyse on käytännön taidosta, voidaan tarvita käytännön varmistamista.

Olennaista on, että tapa valitaan tietoisesti muutosta koskevan riskin perusteella.

Vaihe 6: Muista myös poissaolijat ja myöhemmin aloittavat

Yksi sääntelymuutoksen käytännön haasteista liittyy ajoitukseen. Kun uusi ohje julkaistaan, kaikki työntekijät eivät ole paikalla. Joku on vuosilomalla, perhevapaalla, sairauslomalla, pitkässä koulutuksessa, yövuorossa, toisessa yksikössä, tai aloittamassa työn vasta kuukauden kuluttua. Muutosviestinnän ei siksi pitäisi perustua vain yhteen henkilöstöpalaveriin.

Toimivan järjestelmän pitää pystyä vastaamaan myös kysymykseen: keneltä uusi koulutus tai perehdytys vielä puuttuu?

Sama koskee uusia työntekijöitä. Jos toimintamalli muuttui kolme kuukautta sitten, uuden työntekijän pitäisi automaattisesti saada perehdytyksessä nykyinen, ei muutosta edeltävä versio. Tämä kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta hajanaisessa materiaalihallinnassa vanhat versiot jäävät helposti elämään.

Vaihe 7: Dokumentoi muutoksen läpivienti suhteessa sen merkitykseen

Auditointivalmiuden kannalta kiinnostavaa ei ole vain se, että organisaatiolla on ajantasainen ohje. Tarvittaessa voi olla olennaista pystyä osoittamaan myös:

• milloin käytäntö muuttui
• miten muutoksen vaikutukset arvioitiin
• ketä muutos koski
• miten henkilöstö perehdytettiin
• millä aikataululla muutos vietiin käytäntöön
• miten tarvittava osaaminen varmistettiin
• jäikö joltakin suoritus kesken
• miten havaittuihin puutteisiin reagoitiin.

Jokaiseen pieneen ohjemuutokseen ei tarvita raskasta todistusaineistoa. Mitä kriittisemmästä toiminnasta on kyse, sitä arvokkaampaa jäljitettävyys on. Hyvä dokumentaatio kertoo jälkeenpäin paitsi mitä muutettiin, myös miten organisaatio varmisti muutoksen toteutumisen.

Skhole voi toimia muutoksen jalkauttamisen välineenä

Skholen koulutuspalvelussa organisaatio voi yhdistää valmiit sote-alan koulutukset omiin materiaaleihinsa ja toimintamalleihinsa. Kun esimerkiksi sisäinen ohje tai perehdytysmateriaali muuttuu, päivitetty sisältö voidaan tuoda oppimisympäristöön ja kohdistaa juuri niille työntekijöille, joita muutos koskee.

Tarvittaessa materiaalin yhteyteen voidaan liittää tehtävä tai testi, ja suorittamista voidaan seurata raportoinnin kautta. Tämä mahdollistaa selkeän ketjun: päivitetty vaatimus → päivitetty sisältö → oikea henkilöstöryhmä → suoritus → tarvittaessa osaamisen varmistaminen → raportointi.

Skholen sisältötyökaluja voidaan käyttää esimerkiksi organisaation omien toimintaohjeiden, perehdytysmateriaalien ja omavalvontaan tai lääkehoitoon liittyvien muutosten jalkauttamiseen. Tällöin ohje ei jää vain dokumentiksi, vaan siitä voidaan tehdä osa henkilöstön hallittua oppimisprosessia.

Vaatimustenmukaisuudessa ei ole lopullista pistettä, jossa organisaatio voisi todeta kaiken olevan nyt pysyvästi kunnossa. Sääntely muuttuu, viranomaisohjeet tarkentuvat, organisaation omat prosessit kehittyvät, poikkeamista opitaan ja toimintatapoja korjataan. Myös henkilöstö vaihtuu. Kun sääntelymuutoksille on valmiiksi määritelty prosessi aina vaikutusten arvioinnista kohdennettuun koulutukseen ja osaamisen varmistamiseen, ei jokainen uusi vaatimus käynnistä organisaatiossa uutta täysin nollasta aloitettavaa projektia.

Haluatko tehdä muuttuvien ohjeiden, perehdytysten ja koulutusten jalkauttamisesta hallitumpaa? Tutustu Skholen koulutuspalveluun ja varaa maksuton esittely.