Sote-organisaation osaamisenhallinnan tarkistuslista – 30 kysymystä oman tilanteenne arviointiin

Sosiaali- ja terveydenhuollossa henkilöstön osaamisenhallinta on paljon enemmän kuin koulutusten järjestämistä. Organisaation on huolehdittava perehdytyksestä ja osaamisen ylläpitämisestä sekä pystyttävä seuraamaan ja tarvittaessa osoittamaan, mitä henkilöstö on suorittanut ja milloin osaamista on tarpeen päivittää.Käytännössä haaste ei useinkaan ole koulutusten puute. Ongelma syntyy, jos osaamisvaatimukset, suoritukset, luvat ja muut tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, Excel-taulukoissa, sähköposteissa tai yksittäisten henkilöiden tiedostoissa. Silloin yksinkertaiseenkin kysymykseen vastaaminen voi olla hankalaa: onko henkilöstöllämme tällä hetkellä tarvittava osaaminen ja pystymmekö osoittamaan sen?Alla olevan tarkistuslistan avulla voit arvioida organisaationne nykytilannetta kuudesta näkökulmasta. Vastaa jokaiseen kohtaan kyllä tai ei, ja laske lopuksi kyllä-vastausten määrä.

1. Perehdytys

Onko perehdytys suunnitelmallista ja todennettavissa?

• Jokaiselle uudelle työntekijälle on määritelty tehtävän tai roolin mukainen perehdytys.
• Työntekijä tietää, mitä hänen tulee perehdytyksen aikana suorittaa.
• Perehdytyksen etenemistä voidaan seurata.
• Suoritetusta perehdytyksestä jää dokumentoitu tieto.
• Esihenkilö pystyy tarkistamaan helposti, mitä on suoritettu ja mitä vielä puuttuu.

2. Täydennyskoulutukset ja osaamisvaatimukset

Tiedättekö, mitä osaamista eri tehtävissä tarvitaan ja miten sitä ylläpidetään?

• Organisaatiossa on määritelty tehtävä- tai roolikohtaisia koulutus- ja osaamisvaatimuksia.
• Työntekijät tietävät, mitä koulutuksia heidän tulee suorittaa.
• Suorittamattomat tai uusimista vaativat koulutukset voidaan tunnistaa helposti.
• Täydennyskoulutuksia seurataan suunnitelmallisesti.
• Suorituksista voidaan muodostaa tarvittaessa yhteenveto tai raportti.

3. Osaamisen todentaminen

Pystyttekö todentamaan osaamista muulla tavoin, kuin koulutukseen osallistumalla?

• Osaamista voidaan tarvittaessa varmistaa esimerkiksi kokeilla tai osaamistesteillä.
• Testien ja kokeiden tulokset tallentuvat järjestelmällisesti.
• Osaamisen voimassaoloa voidaan seurata silloin, kun osaaminen edellyttää uusimista.
• Vanhenevat suoritukset tai osaamiset voidaan tunnistaa ajoissa.
• Esihenkilöllä on näkyvyys oman henkilöstönsä osaamistilanteeseen.

4. Lääkehoidon osaamisen hallinta

Muodostuuko lääkehoidon osaamisesta hallittu kokonaisuus?

• Lääkehoitoon liittyvien koulutusten suoritustiedot ovat helposti saatavilla.
• Lääkehoidon osaamisen varmistamiseen liittyvät kokeet ja muut suoritukset dokumentoidaan.
• Voimassa olevien lääkelupien tilanne voidaan tarkistaa helposti.
• Uusimista lähestyvät luvat tai suoritukset voidaan tunnistaa ajoissa.
• Esihenkilö näkee tarvittavat tiedot ilman manuaalista kokoamista useasta lähteestä.

5. Seuranta ja raportointi

Saatteko tarvitsemanne kokonaiskuvan ilman suurta manuaalista työmäärää?

• Esihenkilöt pystyvät seuraamaan oman henkilöstönsä koulutusten ja osaamisvaatimusten tilannetta.
• Puuttuvat tai keskeneräiset suoritukset voidaan tunnistaa nopeasti.
• Raportteja voidaan muodostaa ilman tietojen käsin kokoamista useista lähteistä.
• Organisaatio pystyy tarvittaessa kokoamaan tiedot henkilöstön koulutuksista ja osaamisen todentamisesta.
• Raportointiin tarvittava tieto on ajantasaista ja helposti löydettävissä.

6. Dokumentointi ja jatkuvuus

Löytyykö tieto myös silloin, kun sitä tarvitaan nopeasti?

• Koulutusten, osaamistestien ja muiden suoritusten dokumentointi noudattaa yhteisiä käytäntöjä.
• Tarvittavia tietoja ei tarvitse etsiä yksittäisten työntekijöiden sähköposteista tai omista tiedostoista.
• Organisaatiossa tiedetään, missä ajantasainen osaamistieto sijaitsee.
• Tieto on sitä tarvitsevien henkilöiden saatavilla helposti ja heidän roolinsa mukaisesti.
• Osaamisenhallinta ei ole yhden avainhenkilön muistin tai omien seurantatapojen varassa.

Mitä vastauksenne kertovat?

Tarkistuslista on suuntaa-antava itsearvioinnin työkalu. Se ei mittaa organisaation lakisääteisten velvoitteiden täyttymistä eikä korvaa organisaatiokohtaista arviointia. Se auttaa kuitenkin tunnistamaan kohtia, joissa osaamisenhallinnan käytäntöjä kannattaa tarkastella lähemmin.

25–30 kyllä-vastausta: kokonaisuus vaikuttaa olevan hyvin hallinnassa

Osaamisenhallinnan keskeiset prosessit vaikuttavat olevan pitkälti järjestelmällisiä. Huomiota kannattaa kiinnittää erityisesti niihin yksittäisiin kohtiin, joihin vastasitte ei: löytyykö niiden taustalta prosessi, joka aiheuttaa tarpeetonta manuaalista työtä tai heikentää näkyvyyttä?

18–24 kyllä-vastausta: perusta on olemassa, mutta kokonaisuudessa on katvealueita

Organisaatiossa on todennäköisesti jo toimivia käytäntöjä, mutta osa tiedosta tai prosesseista voi olla hajallaan. Tarkastelkaa erityisesti sitä, kasaantuvatko ei-vastaukset tiettyyn osa-alueeseen, kuten perehdytykseen, raportointiin tai dokumentointiin.

Alle 18 kyllä-vastausta: osaamisenhallinnan kokonaisuutta kannattaa tarkastella laajemmin

Useat ei-vastaukset voivat kertoa siitä, että osaamisenhallinta perustuu osittain manuaaliseen seurantaan, hajanaisiin käytäntöihin tai tietoon, josta on vaikea muodostaa kokonaiskuvaa.

Tällöin ensimmäinen kysymys ei välttämättä ole, tarvitaanko lisää koulutuksia. Olennaisempaa voi olla selvittää, miten nykyisiä koulutuksia, osaamisvaatimuksia ja suorituksia hallitaan ja todennetaan. Hyvä osaamisenhallinta tekee osaamisesta näkyvää

Toimivan osaamisenhallinnan tavoitteena ei ole kerätä mahdollisimman paljon tietoa henkilöstöstä. Olennaista on, että organisaatio tietää, mitä osaamista eri tehtävissä tarvitaan, pystyy seuraamaan sen toteutumista ja löytää tarvittavan dokumentaation silloin, kun sitä tarvitaan.Kun kokonaisuus on hallinnassa, esihenkilön ei tarvitse kysellä yksittäisiä suorituksia eri henkilöiltä. Koulutusvastaavan ei tarvitse yhdistellä tietoja useista taulukoista raporttia varten. Organisaatiolla on selkeämpi näkyvyys siihen, mitä on tehty, mitä puuttuu ja mihin pitää seuraavaksi reagoida.

Miten Skhole tukee osaamisenhallintaa?

Skhole yhdistää koulutukset, osaamisen todentamisen, seurannan ja raportoinnin samaan kokonaisuuteen. Organisaatio voi määrittää henkilöstölle tarvittavat koulutukset ja osaamisvaatimukset, seurata niiden toteutumista sekä pitää suorituksiin liittyvän tiedon keskitetysti saatavilla.Tavoitteena ei ole vain tehdä kouluttamisesta helpompaa, vaan auttaa organisaatiota muodostamaan henkilöstön osaamisesta kokonaisuus, jota voidaan johtaa, seurata ja tarvittaessa osoittaa.

Tunnistitteko tarkistuslistasta useita kehityskohteita? Tutustu Skholen sote-alan osaamisenhallinnan ratkaisuihin tai varaa esittely.